Siapapun kita, maka kita harus berilmu sebelum berbuat, begitu juga sebagai Kontraktor kita harus paham mengenai macam Project Procurement sehingga dapat mengukur risikonya dan meraih peluangnya, sedangkan sebagai pemberi kerja kita juga harus paham sehingga bisa tepat dalam memilihnya sesuai kebutuhan, selain itu hal ini penting untuk menghindari perselisihan (dispute).
Project Procurement pada tiap jenisnya telah mempunyai aturan dan prinsip secara baku yang tidak boleh dilanggar. Seorang yang tidak dapat menginterpretasi pengetahuan secara benar bisa mengakibatkan tindakan tidak sesuai. Dalam hal ini malahan bisa saja melahirkan teori Project Procurement baru dengan cara yang jadi membingungkan. Atas fenomena ini tidak mengherankan bila seorang yang mengerti sebaliknya justru perlu mengklarifikasi dengan menanyakan kembali, apa yang anda maksud dengan Design & Build? Apa yang anda maksud dengan Turn Key? dan banyak pertanyaan yang akhirnya membuat orang yang benar seakan menjadi seorang yang dipandang tidak mengerti dan dipandang aneh karena perlu banyak klarifikasi. Bila kita sepakat pada Collins, Paperback Dictionary and Thesaurus, maka Procurement mempunyai arti mendapatkan, menyediakan, memperoleh, membeli dan Project berarti produk atau layanan yang unik. Mungkin ada ribuan sekolah, rumah sakit, gedung perkantoran atau kompleks perbelanjaan yang dibangun, tetapi masing- masingnya adalah unik karena pemilik yang berbeda, desain yang berbeda, lokasi yang berbeda, kontraktor yang berbeda, konsultan yang berbeda dan juga bervariasi pada ukuran, tinggi, bentuk, kualitas, metode konstruksi dan lain-lain.
Project Procurement diperlukan agar berbagai keinginan dari pemberi kerja dapat tercapai, lalu apa saja yang diinginkan mereka yang sangat penting untuk kita ketahui, antara lain adalah;
- Tidak ada kejutan – menginginkan kepastian pada biaya mutu waktu.
- Desain yang kuat dan awet.
- Biaya operasional yang realistis dan terjangkau.
- Bernilai sangat layak (Value for Money) dan tidak ada Latent Defects.
- Terjalin hubungan bisnis yang profesional, harmonis dan dapat dipercaya serta tidak adanya.
- Adanya jaminan.
- Kontraktor dapat memulai pekerjaan lebih cepat.
- Desain dan harga dapat diketahui secepatnya.
Setelah kita mengetahui hal tersebut maka kita harus paham bahwa diantaranya pemberi kerja tidak mau ada kejutan yang membuat biaya/waktu/mutu proyeknya meleset dari rencana. Namun keharmonisan yang terjalin dengan baik dapat memberikan hubungan profesional tanpa mengindahkan konsekuensi - konsekuensinya, sehingga terciptanya kepuasan pemberi kerja yang biasanya dapat menghasilkan repeat order. Secara global pemberian pelayanan untuk memuaskan pemberi kerja sudah melebar jauh, sehingga saat ini bukan saatnya kita hanya bicara biaya mutu waktu lagi, tetapi sudah masuk pada kelestarian alam, keselamatan dan kesehatan serta terlaksananya semua perjanjian kontrak yang saat ini mewarnai persaingan dalam dunia konstruksi.
Procurement adalah proses tentang keputusan strategi kontrak, alokasi risiko, kebutuhan manajemen proyek, desain, memilih konsultan dan kontraktor sehingga dalam memilih jenis pengadaan harus mempertimbangkan beberapa faktor (seperti pada gambar berikut);
Berbagai macam cara dipikirkan dalam menciptakan sistim procurement, namun pada kenyataannya sampai dengan saat ini belum ada sistim yang sempurna. Ketidaksempurnaan pada sistim procurement terlihat dari masih terdapatnya perselisihan antara para pihak. Namun setidaknya kita harus mengenal jenis-jenis procurement yang telah ada dan telah digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Dari macam Project Procurement di atas, di antaranya dapat dijelaskan dengan gambar sebagai berikut:
Pada gambar diatas terdapat penjelasan pada beberapa macam Project Procurement, sehingga dari faktor-faktor pertimbangan (yang sudah dijelaskan) dapat ditentukan pilihan macam mana yang paling tepat dan efesien. Lalu apa keunggulan dan kelemahan diantaranya dapat terangkum pada penjelasan digambar berikut;
Kesimpulan tersebut sebagai klarifikasi dari positioning masing-masing Project Procurement, sehingga bila terdapat hasil bahwa sistim Management (adalah sistim dimana pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh para subkontraktor) terjadi bisa lebih murah dari sistim Tradisional maka ada hal yang perlu dipertanyakan. Karena seharusnya Management Contractor dibayar dengan mahal dengan tugas mengkoordinasikan para spesialis subkontraktor, namun bila kenyataannya Management Contractor tidak mendapatkan keuntungan yang baik atau malahan merugi tapi bila kondisi para spesialis subkontraktor menikmati keuntungan yang baik, jangan-jangan ini termasuk strategi, tapi strategi apa? Atau inikah yang disebut modifikasi sistim tidak terstruktur atau menjadi bukti bahwa kita merasa sudah paham namun secara tidak disadari telah memutilasi sistim dengan tujuan yang berbeda.