Dalam era modern sekarang, khususnya dalam perusahaan, kehilangan orang-orang yang terampil dan berpengetahuan di dalam organisasi sesungguhnya merupakan kerugian besar. Hal itu lebih terasa manakala generasi karyawan penerus tidak sempat menimba ilmu dari orang-orang yang kompeten dan berpengetahuan tetapi meninggalkan perusahaannya karena pensiun atau sebab lainnya. Dalam dunia knowledge management, dikenal istilah data, informasi, dan pengetahuan / knowledge. Secara ringkas, data adalah fakta-fakta yang belum tersusun. Adapun informasi, artinya adalah data yang sudah berpola atau sudah dipolakan. Sedangkan pengetahuan adalah validated platform for action (platform yang sudah tervalidasi untuk melakukan tindakan).
Menjalankan proses belajar di perusahaan yang berkesinambungan menjadi persoalan tersendiri yang harus di hadapi perusahaan. Umumnya setelah pendidikan karyawan-karyawan baru atau management trainee, akan ada pelatihan-pelatihan yang direncanakan sepanjang karir para karyawan. Pada dasarnya proses pembelajaran tidak dapat dibatasi hanya pada pendidikan dan pelatihan saja. Perkembangan dalam semua aspek perusahaan terjadi sepanjang waktu. Karena itu, proses pembelajaran juga terjadi di luar kelas, antar pribadi, antar rekan, di tempat kerja, atau di tempat lain.
KM adalah proses pengelolaan pengetahuan secara sistematik yang melaluinya pengetahuan baru diciptakan, diidentifikasi, dikelompokkan, dibagi serta di implementasikan, KM “menjadikan” inovasi dan penciptaan nilai (value creation) (Skyrme dan Amidon 1997).
Melalui KM, pengalaman sukses atau gagal, serta proses maupun metoda pembelajaran yang sudah dipraktekkan di berbagai organisasi, dapat secara cepat disebarkan dan diduplikasi atau diadaptasikan oleh organisasi lainnya. Tantangannya, para praktisi KM seringkali melupakan pentingnya aspek penggunaan kembali (re-use) dari aset pengetahuan (knowledge asset). Pemahaman tentang implementasi KM umumnya terbatas hanya seputar knowledge sharing atau mendokumentasikan pengalaman / pengetahuan. Implementasi KM lebih fokus pada upaya pengumpulan aset pengetahuan daripada memastikan apakah aset pengetahuan tersebut digunakan kembali untuk meningkatkan kinerja. Padahal, nilai manfaat dari KM hanya akan terasa jika aset pengetahuan tersebut dapat digunakan kembali oleh karyawan lainnya, bukan sekedar banyaknya aset pengetahuan yang terkumpul dalam repositori.
Saat ini kecepatan perubahan semakin berlipat ganda. Hal ini berlaku juga untuk implementasi KM. Banyak pemerhati KM mengelompokkan perkembangan KM menjadi 3 generasi. Generasi pertama berfokus pada knowledge Repository, generasi kedua pada praktek Community of Practice, dan yang saat ini berkembang adalah generasi ketiga yang menekankan pada kolaborasi dan social networking. Perkembangan generasi ini tidak meninggalkan praktek pada generasi-generasi sebelumnya karena bersifat pengembangan dari proses sebelumnya. Seluruh praktek KM, baik yang lama dan yang baru, tetap masih dibutuhkan karena bertujuan untuk mewujudkan knowledge sebagai keunggulan dalam menjalankan bisnis.
Walaupun knowledge demikian penting peranannya, sarana sharing untuk mempelajari dan menerapkan KM di perusahaan masih sangat terbatas di Indonesia. Banyak perusahaan yang sudah menyadari bahwa knowledge merupakan salah satu sumber daya untuk menghasilkan keunggulan kinerja organisasi, tapi kesulitan untuk mendapatkan pengetahuan mengenai praktek KM secara nyata. Tak heran bila praktik-praktik KM kemudian bersifat copy and paste dari perusahaan lain, dengan kurang mempertimbangkan keselarasannya dengan visi, misi dan strategi perusahaan.
KM harus mempunyai dan memberikan nilai tambah bagi pertumbuhan dan kemampuan perusahaan atau organisasi dari waktu ke waktu. Value tersebut dapat berupa produktifitas, innovasi ataupun nilai bisnis yang lebih baik. Untuk itu KM memerlukan empat pillar utama, yaitu:
1. Sumberdaya Manusia dan Budaya
2. Organisasi dan Manajemen
3. Teknologi Infrastruktur
4. Konten/Pengetahuan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam penerapan KM perlu mempunyai budaya yang siap untuk selalu belajar dan berbagi yang berkelanjutan. Organisasi yang menerapkan KM perlu mempunyai manajemen yang dapat mendukung proses-proses penerapan KM dengan baik termasuk juga dapat memilihkan dan memutuskan tujuan-tujuan strategis yang hendak dicapai dengan KM. Pilihan tujuan strategis yang berbeda dapat memberikan pengaruh terhadap sistem pendukung KM yang bersangkutan. Teknologi Infrastruktur mempunyai peran untuk lebih mempercepat dan memperluas penyebaran dan akses pengetahuan yang disimpan dalam database perusahaan. Teknologi ini terdiri dari jaringan, software, dan hardware yang dapat menyimpan dan menyebarkan pengetahuan dengan lebih mudah. Ketiga pilar pertama menjadi penopang dan pendorong utama proses cycle dari pengetahuan, yaitu Identifikasi, Koleksi, Klasifikasi, Penyimpanan, Penyebaran, Akses, Penggunaan dan Kreasi pengetahuan. Dan proses ini akan terus berkelanjutan untuk menghasilkan nilai tambah yang lebih baik terhadap pertumbuhan dan peningkatan perusahaan dari waktu ke waktu.
Penerapan KM juga harus mempertimbangkan perihal lokasi pengetahuan-pengetahuan tersebut, terutama sekali ketika akan memulai penerapan KM di perusahaan. Pengetahuan yang terdapat dalam perusahaan umumnya awalnya berasal dari luar perusahaan dan kemungkinan mengalami peningkatan sesuai penerapan pengetahuan ketika menjalankan aktifitas-aktifitas di perusahaan. KM tentunya dapat mengelola pengetahuan yang berada di dalam, di luar dan juga pengetahuan yang telah mengalami peningkatan ataupun perubahan ketika pengetahuan tersebut dipergunakan untuk mendukung aktifitas-aktifitas perusahaan, seperti pengembangan produk/layanan, pelaksanaan proyek-proyek perusahaan dan sebagainya.
Peran KM memastikan bahwa nilai-nilai yang nyata di dalam organisasi, seperti budaya belajar dan memelihara lingkungan kerja yang senantiasa melakukan berbagi pengetahuan, ada komitmen serta dukungan manajemen guna memaksimalkan modal intelektual perorangan, terjadi eksplorasi pengetahuan terhadap pelanggan, ada pemanfaatan pengetahuan guna menciptakan nilai tambah barang dan jasa, dan ada kepercayaan diantara jajaran perusahaan untuk senantiasa saat ini menerima dan memberi pengetahuan yang dimiliki. Bukan tidak mungkin organisasi yang kecil tetapi mampu menjalankan kiat-kiat pengelolaan (termasuk KM) dengan baik kelak kemudian akan merajai bisnis saat ini.
"A little knowledge that acts is worth more than much knowledge that is idle." - Khalil Gibran